ホームページの問い合わせフォームの作り方｜営業メール対策も
問い合わせフォームは、項目は少なく、必須は最小限、送信後にはお礼の表示。この3つが基本です。そして、フォームを置くと営業メールや迷惑メールも届くようになります。これは避けきれないので、うまく付き合う方法を知っておくのが大切です。この記事では、フォームの作り方と、届く営業メールへの向き合い方をまとめます。
問い合わせフォームが必要な理由
電話だけだと、営業時間外の連絡を受け取れません。夜にホームページを見た人が「明日電話しよう」と思っても、翌日には忘れていることもあります。
フォームがあれば、お客様が思い立ったその時に連絡できます。メールアドレスをそのまま載せるより、入力しやすく、聞きたいことも整理しやすいのが良いところです。
フォームの基本は「少なく・やさしく」
項目は少なく
入力が多いほど、途中でやめる人が増えます。最初の連絡で聞くのは、これくらいで十分です。
- お名前
- 連絡先（メールアドレスか電話番号）
- お問い合わせ内容
住所や会社名などは、やり取りが進んでから聞けば大丈夫です。
必須は最小限に
「必須」の印がたくさんあると、それだけで面倒に見えます。どうしても必要なものだけを必須にしましょう。迷ったら任意にするくらいでちょうどいいです。
選ぶだけの項目を入れる
「見積もり」「相談」「その他」のように、選ぶだけの項目があると、お客様は書きやすくなります。こちらも内容をつかみやすくなります。
具体例：業種で足すと便利な項目
- 工事・修理の場合は、「場所（市町村まで）」の欄があると、対応できる地域かすぐ分かります。
- サロンや教室の場合は、「希望の日時」の欄があると、やり取りが1回へります。
- 会社どうしの取引が多い場合は、「会社名」を任意で入れておくと、相手が書きやすくなります。
足すのは1つか2つまでにしましょう。便利だからと増やしすぎると、最初の「少なく」がくずれてしまいます。
よくある勘違い「たくさん聞いたほうが親切」
先にくわしく聞いておけば、あとのやり取りが楽になる。そう思って項目を増やしがちです。でも、お客様にとっては、入力が多いこと自体が負担です。
くわしい話は、返信のときに聞けば大丈夫。フォームは「最初の一言」を受け取る入口と考えましょう。
送信後のお礼メッセージ
送ったあと、画面に何も出ないと「届いたのかな？」と不安になります。
「お問い合わせありがとうございます。○日以内にご連絡します。」
このように、お礼と返信の目安を表示しましょう。自動返信メールも送れると、より安心してもらえます。
フォームのことはうちでも見直せます
うちの場合は、お問い合わせフォームを月額の中に含めています。公開後の更新・修正は回数無制限なので、「項目を減らしたい」「選ぶ欄を足したい」といった見直しも頼めます。
使ってみて分かることも多いので、最初から完璧でなくて大丈夫です。
フォームに届く営業メールの正体
フォームを置くと、しばらくして営業メールが届き始めます。「ホームページを作り直しませんか」「広告を出しませんか」といった内容です。
これは、フォームを探して自動や手作業で送っている業者がいるためです。あなたのホームページに問題があるわけではありません。ある程度は届くもの、と考えておくと気がラクです。
意味の分からない英語の文や、あやしいリンクだけのメールが届くこともあります。こちらは迷惑メールとして扱いましょう。
営業メール・迷惑メールとの付き合い方
一般的には、次のような対策がとられます。どれも「ゼロにする」ものではなく、減らしたり、気にしなくてすむようにするものです。
| 対策 | どんなものか |
|---|---|
| スパム対策の仕組み | 機械による自動送信を見分けて、ブロックする仕組みをフォームに入れる |
| 営業お断りの一文 | 「営業目的のご連絡はご遠慮ください」とフォームの近くに書く |
| 返信しない | 営業メールには返事をしない。返すと、やり取りが続きやすい |
| リンクを開かない | 知らない相手からのリンクや添付は開かない |
お断りの一文は、守らない業者もいます。それでも書いておくと、手作業で送る人の一部は控えてくれることがあります。
いちばん大切なのは、本物のお客様のメールを見落とさないことです。営業メールが増えても、件名や内容をさっと見て、お客様からの連絡だけは早めに返しましょう。
今日からできること
- 自分のフォームから一度テスト送信し、メールが届くか確かめる
- フォームの近くに、営業お断りの一文があるか見る
- フォームからのメールが、迷惑メールのフォルダに入っていないか確かめる
- 毎日1回、決まった時間にフォームのメールを見ると決める
とくに3つ目は見落としがちです。お客様からの大事な連絡が、迷惑メールのフォルダに入っていることもあります。
問い合わせを増やすなら導線もセットで
フォームを整えても、そもそもフォームまでたどり着けなければ使われません。ボタンの位置や、電話・LINEとの使い分けもあわせて見直しましょう。
くわしくはホームページの問い合わせを増やす方法にまとめています。フォームで集めた個人情報の扱いについては、プライバシーポリシーは必要？も参考にしてください。
まとめ
- フォームがあると、営業時間外でもお客様が連絡できる
- 項目は「名前・連絡先・内容」くらいにしぼり、必須は最小限に
- 送信後は、お礼と返信の目安を表示する
- 営業メールはある程度届くもの。スパム対策・お断りの一文・返信しないで付き合う
- 本物のお客様からの連絡を見落とさないことがいちばん大事
フォームの項目や置き場所で迷ったら、LINEで相談してください。
